建設・不動産・賃貸管理・仲介事業を展開するハタス株式会社（愛知県刈谷市熊野町、代表取締役社長：塚本龍生）は、賃貸管理業務におけるコールセンターの定期報告書作成にAI（人工知能）とRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用し、大幅な業務効率化に成功しました。従来なら約35時間を要していた業務を約1時間で完了できるように改善し、働き方改革の一環として作業時間の短縮に大きな成果を出しました。

導入背景：コールセンターの働き方改革を目指して

賃貸管理業を行う弊社では、かつて24時間365日体制で社員が本社に常駐し、入居者からの電話問い合わせに対応するコールセンター業務を担っていました。しかし、人材不足による各々の負担増、全社員が持ち回りで宿直室での深夜待機など、本業以外での業務負担が大きくなっており問題が年々大きくなっていました。

代表の交代や新組織での改革の一環として、働き方改革の推進を行い、社員の負荷軽減と労働環境の改善を図り、約1年前に10年以上行っていたコールセンター業務を専門の外部企業へアウトソーシング。この取り組みにより、深夜帯を含む常駐対応から社員が解放され、業務負担の軽減につながりました。

AIとRPAを活用した報告書作成のプロセス

上記のような経験を活かして、ハタスでは外注コールセンター業務の対応記録データを一括でCSV形式にダウンロードし、それを自動処理する仕組みを構築しました。この仕組みにより報告書作成作業の大部分が自動化され、属人的な手作業に依存しない体制を実現。

また報告内容が標準化されることで、記載漏れや誤記載などのヒューマンエラーから来るリスクも低減することが可能です。さらに、RPAが定型処理、AIが文章生成という役割分担を行うことで、それぞれの技術の強みを引き出し、相乗効果による効率化を達成しました。

大幅な時間短縮と『不動産テック』成功事例としての評価

この新プロセスの導入により、約35時間を要していた社内の定期報告書作成作業は約1時間で終えることができました。これは作業時間の約97%を削減しており、業務効率は飛躍的に向上しております。

これにより担当者の残業削減や、空いた時間を他の重要業務に充てることができるようになり、働き方改革のさらなる推進にも寄与しています。

不動産業務とIT技術を融合させた「不動産テック」による新たな価値創出に取り組みで、弊社は今後も積極的にデジタル技術を活用しながら業務効率化とサービス品質の向上を図ります。

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【会社概要／ハタスホールディングス株式会社】
所在地：〒448-0831 愛知県刈谷市熊野町4-75-1
代表者：代表取締役 塚本龍生
HP：https://hatas-g.net/

事業内容：不動産・建設事業/賃貸管理・賃貸仲介事業/ガス事業

ハタスは、経営戦略&人財管理部門・建設/不動産部門・賃貸管理部門・賃貸仲介部門・LPガス部門の5部門で構成されています。新築賃貸住宅の完工戸数は2021年から4年連続で愛知県の三河地方No.1となっている建設・不動産会社です。